Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Exempla (nachfolgend «wir», «uns») nimmt den Schutz Ihrer Personendaten ernst. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit dem Betrieb unserer Website und unserer Leseumgebung erheben, wie wir sie verwenden und welche Rechte Sie als betroffene Person haben.

Diese Erklärung gilt für die Website unter exxemplaxx.biz sowie für alle mit unserem Produkt verbundenen Dienste. Sie basiert auf den Anforderungen des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) sowie – soweit anwendbar – der DSGVO der Europäischen Union.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: [email protected]

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Sinne des DSG ist:

3. Erhobene Daten

3.1 Kontaktformular und Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, erheben wir: Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Nachrichteninhalt. Diese Daten verwenden wir ausschliesslich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

3.2 Workspace-Nutzungsdaten

Im Rahmen eines lizenzierten Workspace erheben wir technische Nutzungsdaten (Zugriffszeitstempel, Workspace-Ereignisse) zum Betrieb und zur Sicherstellung des Dienstes. Dokumente, die in den Workspace hochgeladen werden, bleiben im Workspace der jeweiligen Organisation und werden nicht von Exempla inhaltlich verarbeitet.

3.3 Technische Daten

Beim Besuch unserer Website erheben wir IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL und Zugriffsdatum/-zeit. Diese Daten werden für Sicherheitszwecke und zur Analyse des Websitebetriebs verwendet.

4. Zweck und Rechtsgrundlage

• Bearbeitung von Lizenz- und Kontaktanfragen (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 31 DSG)
• Betrieb und Sicherheit des Workspace-Dienstes (berechtigtes Interesse)
• Websiteanalyse (berechtigtes Interesse, keine personenbezogene Auswertung)
• Rechtliche Verpflichtungen (gesetzliche Grundlage)

5. Datenspeicherung und Aufbewahrungsfristen

Kontaktanfragen werden nach Abschluss der Kommunikation für maximal 24 Monate gespeichert, sofern kein Vertragsverhältnis entsteht. Daten aus aktiven Lizenzverträgen werden während der Vertragsdauer und für zwei Jahre danach aufbewahrt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eine längere Frist erfordern.

Workspace-Dokumente und Markierungen werden nach Kündigung einer Lizenz innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern nicht schriftlich anders vereinbart.

6. Datenweitergabe an Dritte

Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter, ausser wenn dies zur Erfüllung des Vertrags notwendig ist (z. B. Hosting-Anbieter mit Sitz in der Schweiz) oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Dokumente in Ihrem Workspace werden nicht an Dritte übermittelt.

Unsere Hosting-Infrastruktur wird von einem Schweizer Anbieter betrieben. Es findet keine Datenverarbeitung ausserhalb der Schweiz statt.

7. Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Weitere Einzelheiten entnehmen Sie bitte unserer Cookie-Richtlinie. Wesentliche Cookies sind für den Betrieb der Website notwendig. Optionale Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt.

8. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Massnahmen ein, um Ihre Daten zu schützen. Dazu gehören AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand, TLS 1.3 für alle Übertragungen, Zugriffssteuerung über Rollenebenen sowie regelmässige Sicherheitsüberprüfungen der Infrastruktur.

Im Fall einer Datenpanne mit erheblichem Risiko für betroffene Personen informieren wir unverzüglich die zuständige Aufsichtsbehörde sowie die betroffenen Personen.

9. Ihre Rechte

Nach dem revidierten DSG und – soweit anwendbar – der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung (unter den gesetzlichen Voraussetzungen)
• Recht auf Einschränkung der Bearbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen die Bearbeitung
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an [email protected]. Sie haben zudem das Recht, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde in der Schweiz (Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter, EDÖB) Beschwerde einzureichen.

10. Links zu Drittwebsites

Unsere Website kann Links zu externen Websites enthalten. Für deren Datenschutzpraktiken sind wir nicht verantwortlich. Wir empfehlen, die Datenschutzerklärungen der verlinkten Seiten zu lesen.

11. Minderjährige

Unser Dienst richtet sich an Organisationen und volljährige Personen. Wir erheben wissentlich keine Daten von Personen unter 18 Jahren.

12. Änderungen dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden. Die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite abrufbar. Das Datum der letzten Aktualisierung ist am Anfang dieser Seite vermerkt. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir aktive Lizenzinhaber per E-Mail.

13. Kontakt

Bei Fragen oder zur Ausübung Ihrer Rechte:

[email protected]
Exempla, Hardturmstrasse 161, 8005 Zürich